Praca zdalna oraz hybrydowa stały się od czasów pandemii powszechnie stosowane w firmach na całym świecie, również w Polsce. Z jednej strony, stworzyły one wiele możliwości rozwoju dla firm, z drugiej natomiast, powstało w związku z nimi również wiele wyzwań. Wyzwania te dotyczą również sfery księgowej, a stoją przed nimi zarówno przedsiębiorstwa, w których praktykuje się pracę zdalną, jak i same firmy księgowe. Przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące prawidłowego księgowania pracy zdalnej.
Materiały i narzędzia do pracy
W 2023 roku znowelizowano Kodeks pracy w celu uregulowania przepisów dotyczących pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi wytycznymi prawnymi pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia do pracy. Na tym obowiązki zatrudniającego podmiotu się jednak nie kończą. Należą do nich również zapewnienie instalacji, czy serwisu narzędzi pracy lub pokrycie kosztów tych prac. Poniesienie tych wydatków przez pracodawcę generuje oczywiście również wyzwanie ich odpowiedniego zaksięgowania.
Koszty tych narzędzi (np. sprzętu komputerowego), zgodnie z opiniami ekspertów, spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że zakup poszczególnych urządzeń mogą mieć pośredni wpływ na wielkość przychodów osiąganych przez dane przedsiębiorstwo. Podstawowym dokumentem potrzebnym do rozliczenia jest faktura VAT potwierdzająca zakup danych produktów. Jeśli firma jest płatnikiem VAT, w przypadku sprzętu do 10 tys. zł netto, koszt powinno w całości zaliczyć się do wydatków w danym miesiącu. Gdy kwota ta jest wyższa, zakup uznawany jest za środek trwały, a sposobem jego rozliczania będzie amortyzacja. Jeżeli chcesz mieć pewność, że materiały i narzędzia do pracy dla pracowników zdalnych w Twojej firmie zostaną zaksięgowane i rozliczone prawidłowo, warto skorzystać z usług doświadczonego biura rachunkowego Anavo z Otwocka https://anavo-ksiegowosc.pl/.
Kontrola i utrzymanie dokumentacji
Wyzwaniem dla przedsiębiorców jest również utrzymanie przejrzystej i bieżącej dokumentacji pracowniczej oraz niezbędnej dokumentacji księgowej. Praca zdalna lub hybrydowa wiąże się bowiem z tym, że część z nich będzie dosyłana pocztą lub przekazywana przez pracowników w dni, kiedy akurat są w biurze. Stwarza to ryzyko, że niedotrzymane zostaną wymagane terminy, a także, że część z dokumentów może zostać przeoczona. Firma naraża się w ten sposób na konsekwencje ze strony organów podatkowych.
Z tego powodu również warto skorzystać z profesjonalnych usług księgowych. Dzięki temu nie będziesz musiał samodzielnie śledzić wymaganych terminów, czy zmian prawnych dotyczących księgowości. Będziesz na bieżąco informowany o tym, jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia oraz w jakim terminie należy je dostarczyć.
Bezpieczeństwo danych
Inną, lecz równie ważną kwestią, jest bezpieczeństwo danych księgowych. Praca zdalna spowodowała bowiem, że znaczna część wewnątrzfirmowych danych została przeniesiona do sieci oraz komputerowych systemów i narzędzi księgowych. Dane pracownicze nie są już często przechowywane w dedykowanych teczkach, czy w szafkach pod kluczem, lecz wirtualnie. Hakerzy, a także nieuprawnione do tego osoby w samej firmie są w stanie uzyskać do nich dostęp, np. przechwytując hasła dostępu. Wbrew pozorom, ryzyko ataków cybernetycznych dotyczy już praktycznie każdego przedsiębiorstwa, nie tylko tych największych i najbardziej znanych.
Podstawą w zakresie bezpieczeństwa danych jest stosowanie odpowiedniego szyfrowania i weryfikacji dwuskładnikowej. Dzięki temu dostęp do danych uzyskają jedynie uprawnieni do tego pracownicy. Oprócz tego zaleca się stosowanie zasady, aby nikt z personelu nie miał dostępu do pełnej dokumentacji firmowej, a każda osoba mogła zobaczyć jedynie tę jej część, która jest jej niezbędna do pracy. Należy przyłożyć również wagę do poszukiwań sprawdzonego, rzetelnego biura księgowego. Warto sprawdzić opinie na jego temat i zweryfikować, jakie są standardy bezpieczeństwa, które obowiązują w danym miejscu. Podstawowe informacje na temat danego biura księgowego znajdziesz również w Centrum Informacji Księgowej.