Dla wielu firm zamknięcie roku obrotowego to nie tylko czas podsumowań, lecz także moment, w którym należy zmierzyć się z obowiązkiem sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Choć może się to wydawać jedynie formalnością, e-sprawozdanie pełni znacznie poważniejszą funkcję - odzwierciedla sytuację ekonomiczną firmy, stanowi podstawę analizy jej kondycji i buduje wiarygodność wobec kontrahentów, banków czy inwestorów. Co więcej, dokument staje się publicznie dostępny, dlatego tak istotne jest jego poprawne, terminowe i zgodne z przepisami przygotowanie.
Kto musi złożyć e-sprawozdanie finansowe do KRS?
Obowiązek składania e-sprawozdań finansowych dotyczy przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość i zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. W praktyce oznacza to, że największa odpowiedzialność ciąży na spółkach kapitałowych, takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne, a także na spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych, jeśli spełniają odpowiednie przesłanki ustawowe. Warto jednak podkreślić, że nie każdy podmiot wpisany do KRS jest objęty obowiązkiem sprawozdawczości. Na przykład fundacje czy stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej, często mogą stosować uproszczoną ewidencję i nie muszą przygotowywać pełnych sprawozdań finansowych. Dlatego tak ważne jest, aby każda jednostka na początku roku ustaliła, czy przepisy ustawy o rachunkowości faktycznie ją obowiązują. Zaniedbanie tego etapu może skutkować przykrymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi.
Jak przygotować dokument zgodnie z wymogami?
E-sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w formacie XML i zgodne ze strukturą logiczną (XSD) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Nie można go przygotować w Wordzie, Excelu ani zapisać jako PDF - taki plik zostanie odrzucony przez system RDF. Obowiązkowe elementy sprawozdania to: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Dodatkowo, jeśli jednostka ma taki obowiązek, należy uwzględnić rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. Dokument można wygenerować za pomocą programu księgowego, który obsługuje format XML i aktualną strukturę logiczną, lub skorzystać z bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Kluczowe jest, aby dane były kompletne, spójne z księgami rachunkowymi i zapisane w sposób zgodny z obowiązującą strukturą. W przeciwnym razie plik nie przejdzie walidacji technicznej i nie zostanie przyjęty przez KRS.
Formalne zatwierdzenie dokumentu
Samo sporządzenie sprawozdania to dopiero początek. Kolejnym krokiem jest jego zatwierdzenie oraz opatrzenie podpisem elektronicznym - co stanowi formalne potwierdzenie autentyczności i zgodności z przepisami. Ustawodawca dopuszcza dwa rozwiązania: można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. W przypadku organów wieloosobowych, takich jak zarząd spółki, sprawozdanie może podpisać jedna osoba, o ile pozostali członkowie organu złożą stosowne oświadczenia potwierdzające, że dokument spełnia wymogi ustawy o rachunkowości lub odmówią ich złożenia, co również musi zostać odnotowane. W praktyce podpisywanie dokumentu może być wyzwaniem technicznym dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza gdy nie wszyscy członkowie zarządu posiadają aktywny podpis kwalifikowany. Warto więc zaplanować ten etap z wyprzedzeniem i upewnić się, że wszystkie wymagane elementy są gotowe, zanim upłynie ustawowy termin na złożenie sprawozdania.
Jak i gdzie złożyć e-sprawozdanie?
Gdy dokument jest już sporządzony, zatwierdzony i podpisany, przychodzi czas na jego przesłanie do Krajowego Rejestru Sądowego. Cała procedura odbywa się za pośrednictwem internetu - przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), które działa w ramach systemu Ministerstwa Sprawiedliwości, lub przez portal S24, przeznaczony dla spółek zakładanych online. Wymaga to założenia konta, zalogowania się i wypełnienia formularza zgłoszeniowego, do którego dołącza się plik XML ze sprawozdaniem oraz ewentualne załączniki, takie jak uchwała o zatwierdzeniu dokumentu czy decyzja o podziale zysku lub pokryciu straty. System RDF umożliwia podpisanie całego pakietu dokumentów i przesłanie go online - bez wizyty w sądzie czy urzędzie. Ważne, aby zrobić to w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania, ponieważ opóźnienia mogą skutkować grzywnami lub innymi konsekwencjami prawnymi.
Dlaczego warto powierzyć przygotowanie sprawozdania ekspertom?
Choć samo złożenie e-sprawozdania do KRS jest technicznie nieskomplikowane i sprowadza się do przesłania podpisanego pliku przez odpowiednią platformę, to przygotowanie dokumentu stanowi znacznie większe wyzwanie. Sporządzenie sprawozdania zgodnego z ustawą o rachunkowości wymaga rzetelnie prowadzonych ksiąg, znajomości przepisów oraz umiejętności prawidłowego ujęcia danych finansowych - a więc wiedzy i doświadczenia, których nie sposób zastąpić gotowym szablonem. Błędy w sprawozdaniu mogą prowadzić nie tylko do jego odrzucenia przez KRS, ale też do problemów podczas kontroli skarbowej lub audytu. Dlatego warto powierzyć to zadanie ekspertom, którzy znają specyfikę działalności firmy i będą w stanie przygotować dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz terminami.
Zewnętrzne wsparcie - komfort i pewność w jednym
Skorzystanie z usług zewnętrznych specjalistów w zakresie przygotowania e-sprawozdań finansowych to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim gwarancja zgodności z przepisami i ograniczenie ryzyka błędów. W PKF BPO wspieramy klientów na każdym etapie przygotowania i składania e-sprawozdań finansowych - zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych. Tworzymy dokumenty zgodne z ustawą o rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSR/MSSF), dbając o ich kompletność, poprawność i terminowość. Nasze usługi obejmują także opracowanie pakietów konsolidacyjnych, przygotowanie raportów okresowych oraz kompilację sprawozdań na podstawie ksiąg prowadzonych przez klienta. Zespół ekspertów z PKF BPO łączy wieloletnie doświadczenie z aktualną wiedzą o zmieniających się regulacjach, dzięki czemu zapewniamy naszym klientom profesjonalne doradztwo, bezpieczeństwo formalne i komfort w jednym z najważniejszych momentów roku obrotowego.
Komentarze